Por Kyle Lagunas, analista de adquisición de talento, Brandon Hall Group. Brandon Hall Group, es una firma de investigación de HCM y servicios de asesoramiento independiente.
Fuente: https://trainingmag.com/new-hire-onboarding-driver-employee-engagement
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Traducción y edición: Adolfo Miranda Rojas – Especialista Fundación SOFOFA
Los programas de inducción de empleados más eficaces, comparten varios elementos esenciales: Impulso, habilitación, colaboración, asimilación y conexión.
Muchas organizaciones reconocen los beneficios que resultan de la retención de una fuerza de trabajo altamente comprometida, como por ejemplo la mejora en el rendimiento y de los equipos, por nombrar algunos. Pero pocas organizaciones tienen estrategias implementadas que fomenten la participación de una manera significativa y sostenible.
Un número creciente de organizaciones líderes están fomentando sistemáticamente la participación a través de nuevos procesos de inducción (en inglés Onboarding).
Un número creciente de organizaciones líderes están fomentando sistemáticamente la participación a través de nuevos procesos de inducción (en inglés Onboarding).
Después de haber puesto en marcha un programa de inducción más robusto, están viendo mejoras en las métricas clave de talento y están ganando la guerra en la retención del talento.
A medida que los nuevos empleados son inducidos a la compañía, a sus políticas y procedimientos, las expectativas de rendimiento y la cultura de trabajo mejoran. La inducción representa una oportunidad única para establecer el escenario para el resto del ciclo de vida de un empleado. Sin embargo, muy pocas organizaciones consideran que sus programas de inducción son particularmente eficaces. El estudio sobre el estado de Adquisición de Talento 2014 de Brandon Hall Group muestra que el 40 por ciento de las organizaciones clasifican sus programas de inducción sólo con una eficacia moderada.
Sin embargo, las organizaciones que han invertido tiempo y recursos para mejorar la calidad y el alcance de su proceso de inducción, están superando consistentemente al resto de las compañías en lo siguiente:
¿Cuáles son sus objetivos? Pregúntese usted mismo, a sus ejecutivos y a los líderes de las unidades de negocio ¿Qué resultados son los más importantes y cómo contar con un mejor programa de inducción podría generarlos?
¿Cuándo comienza la inducción? En verdad, la inducción comienza mucho antes del primer día de trabajo de un empleado. A lo largo de la etapa de selección y contratación, se deja entrever el funcionamiento interno de la organización a través de los procesos de recursos humanos, incluyendo la transparencia, organización y niveles de comunicación. Las organizaciones que aún tienen brechas para gestionar la transición entre la contratación y la incorporación, tienen un alto riesgo de pérdida de impulso y compromiso de los empleados.
¿Cuánto tiempo dura la inducción? Cada vez más se está tomando un enfoque diferente que apoya el rendimiento, moviéndose desde sólo “cumplir” hacia un enfoque de “habilitar”. Bajo este enfoque, las organizaciones están proporcionando a los nuevos empleados una amplia gama de oportunidades para dominar las habilidades y conocimientos necesarios que se requieren para una larga y exitosa carrera en la organización. Si bien esto puede retrasar el tiempo antes de que los empleados entren a la operación, se asegura que van a comenzar a desempeñar correctamente una vez que lo hacen.
¿Cuáles son los actores clave en la inducción? Incluye desde Recursos Humanos hasta el área de TI y de Operaciones. Las tareas de un proceso de inducción se basan en varios actores para ser completado con éxito. Desde el punto de vista administrativo y del cumplimiento, es crucial que se defina claramente los dueños de los procesos y tareas de la inducción.
A medida que los nuevos empleados son inducidos a la compañía, a sus políticas y procedimientos, las expectativas de rendimiento y la cultura de trabajo mejoran. La inducción representa una oportunidad única para establecer el escenario para el resto del ciclo de vida de un empleado. Sin embargo, muy pocas organizaciones consideran que sus programas de inducción son particularmente eficaces. El estudio sobre el estado de Adquisición de Talento 2014 de Brandon Hall Group muestra que el 40 por ciento de las organizaciones clasifican sus programas de inducción sólo con una eficacia moderada.
Sin embargo, las organizaciones que han invertido tiempo y recursos para mejorar la calidad y el alcance de su proceso de inducción, están superando consistentemente al resto de las compañías en lo siguiente:
- 78 por ciento de ellas mostraron aumentos en los ingresos en el último año fiscal (1 de cada 3 observó un aumento de más del 10 por ciento).
- El 64 por ciento obtuvo ganancias positivas en la mayoría de sus indicadores clave de rendimiento de la organización.
- El 54 por ciento obtuvo ganancias significativas en los indicadores de participación de los empleados, incluyendo la rotación de empleados, el ausentismo, la productividad y la satisfacción del empleado.
¿Cuáles son sus objetivos? Pregúntese usted mismo, a sus ejecutivos y a los líderes de las unidades de negocio ¿Qué resultados son los más importantes y cómo contar con un mejor programa de inducción podría generarlos?
¿Cuándo comienza la inducción? En verdad, la inducción comienza mucho antes del primer día de trabajo de un empleado. A lo largo de la etapa de selección y contratación, se deja entrever el funcionamiento interno de la organización a través de los procesos de recursos humanos, incluyendo la transparencia, organización y niveles de comunicación. Las organizaciones que aún tienen brechas para gestionar la transición entre la contratación y la incorporación, tienen un alto riesgo de pérdida de impulso y compromiso de los empleados.
¿Cuánto tiempo dura la inducción? Cada vez más se está tomando un enfoque diferente que apoya el rendimiento, moviéndose desde sólo “cumplir” hacia un enfoque de “habilitar”. Bajo este enfoque, las organizaciones están proporcionando a los nuevos empleados una amplia gama de oportunidades para dominar las habilidades y conocimientos necesarios que se requieren para una larga y exitosa carrera en la organización. Si bien esto puede retrasar el tiempo antes de que los empleados entren a la operación, se asegura que van a comenzar a desempeñar correctamente una vez que lo hacen.
¿Cuáles son los actores clave en la inducción? Incluye desde Recursos Humanos hasta el área de TI y de Operaciones. Las tareas de un proceso de inducción se basan en varios actores para ser completado con éxito. Desde el punto de vista administrativo y del cumplimiento, es crucial que se defina claramente los dueños de los procesos y tareas de la inducción.
Elementos esenciales
Tal como se presenta en el informe Brandon Hall Group, Inducción de alto rendimiento: Un nuevo modelo para la excelencia, los programas más eficaces de inducción comparten varios elementos esenciales: Impulso, habilitación, colaboración, asimilación y conexión, los cuales dan vida a los procesos administrativos tradicionales.
Impulso. El impulso no es una palabra que se escuche a menudo en el ámbito de los procesos de personas, pero es un componente importante para una inducción exitosa. En las organizaciones de alto rendimiento, los trámites de pre-inducción que incluyen papelería y trámites, preparación del puesto de trabajo son una práctica habitual. Los nuevos empleados están bien organizados y orquestados y a menudo estos procesos son usados para aprender sobre la empresa y el lugar de trabajo.
Por ejemplo, en la Empresa Grupo DeVry Educación, una de las mayores instituciones de educación superior en el mundo, con sede en Norteamérica, regularmente se incorporan 120 nuevos empleados cada mes en diversas instituciones de todo el mundo. El programa de inducción de DeVry, está construido sobre una solución tecnológica, que automatiza la mayor parte del trabajo administrativo típicamente asociados con la incorporación del nuevo empleado.
Después de eso, los nuevos colegas toman parte en un entorno de realidad altamente inmersivo, virtual llamado Día Virtual 1. Aquí se introducen a la cultura y los valores del Grupo DeVry, así como a los objetivos de la empresa, los recursos, los colegas. También pueden chatear en vivo con un moderador y con sus colegas.
Las comunicaciones acompañan al nuevo colaborador a través de su primer año. Al mantener el impulso a lo largo de los primeros días y meses, el Grupo DeVry es capaz de asegurar que las cosas van bien o le permite realizar los ajustes necesarios si hay señales de preocupación o desconexión del empleado.
Colaboración. La colaboración es cada vez más importante en un proceso de gestión integrada del talento. El objetivo es mostrar a los nuevos empleados cómo funciona su empresa, cómo se generan ingresos, y cómo las diferentes partes encajan entre sí. Para ello se emplea enseñanza cruzada, a menudo en grupos. Este es un método muy popular de fomentar la colaboración en la inducción. Muchos invitan a cada jefe de departamento a hacer una presentación de su función y experiencia, y a dar una visión general de los productos y servicios que supervisan. Este enfoque de inducción no sólo facilita a las nuevas contrataciones la comprensión de las distintas partes de la organización y su papel en el todo, sino que también crea un sentimiento de camaradería desde el primer día.
DeVry Grupo aprovecha una combinación de herramientas de medios sociales (la nueva comunidad de contratados) y de consultas en tiempo real (AskHR chat en vivo) para apoyar la colaboración dentro de sus diversas fases que comienza antes del primer día del empleado y que se extienden a través de su primer año.
Habilitación. Los empleados necesitan saber explícitamente qué deben hacer en sus puestos de trabajo y como aportar a la misión y visión de la organización. La habilitación se centra en proporcionar a los nuevos empleados el conocimiento que necesitan para empezar, y conectarlos con los recursos que necesitan para la eficacia a largo plazo.
Para impulsar el compromiso y la adquisición de conocimiento, Travelport, una plataforma líder de comercio de viajes que opera en 70 países, desplegó un enfoque similar a la "gamificación" en su portal de inducción. Travelport ideó una estrategia inteligente para aprovechar el concepto de “pasaporte”. Los nuevos empleados tienen que obtener “sellos” en su pasaporte en línea a medida que interactúan con la información y actividades en el sitio. Pueden ver un mapa interactivo que muestra el progreso de su viaje de inducción, donde se muestran los diversos sellos que han logrado.
Asimilación. A menudo, la única manera que los nuevos empleados tienen para aprender sobre los matices de una empresa y su cultura es después de que han hecho algo mal (o no del todo bien). La falla en la asimilación no sólo es frustrante para los nuevos empleados; sino que agrega tensión en todo un equipo.
Zions Bancorporation, es una de las compañías de servicios financieros de primera clase en los Estados Unidos, que opera 500 oficinas bancarias en 10 estados. Para esta empresa, es importante que los empleados se sienten conectados a la empresa en su conjunto, así como con la ubicación específica en la que trabajan. A través de flujos de trabajo con documentos, que son parte de su proceso de inducción, Zions tiene la capacidad de automatizar no sólo la recopilación de datos clave de los nuevos empleados, sino también dar a conocer los recursos y políticas a nivel corporativo, de divisiones y sucursales. De esta forma los empleados también se ven enfrentados con la forma de operar propia del banco en que trabajan.
Por esta razón, los mejores programas de inducción se ocupan de proporcionar a las nuevas contrataciones claridad de sus responsabilidades en muchos niveles, la claridad de los objetivos individuales y de equipo, la claridad de las funciones de otras unidades de negocio, todo ello para garantizar que los nuevos empleados pueden concentrarse en alcanzar un cierto nivel de competencia.
Conexión. Establecer conexiones significativas con las personas sirve para dos propósitos: Se refuerza el sentido de pertenencia y les da acceso a expertos en la materia que los pueden guiar a través de los primeros meses en la empresa. Los empleados que están conectados a la organización (su cultura y su propósito) son mucho más comprometidos.
Por esta razón, cada nuevo empleado en el California Pizza Kitchen -donde existe una alta tasa de rotación en etapas tempranas de su contratación- participa en el "DIA DE NUESTRO INVITADO”.
Por esta razón, cada nuevo empleado en el California Pizza Kitchen -donde existe una alta tasa de rotación en etapas tempranas de su contratación- participa en el "DIA DE NUESTRO INVITADO”.
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