Políticas de pago a proveedores de Cursos Internos.
Introducción. |
El presente documento tiene por finalidad establecer las directrices que deben ser seguidas respecto de proceso de pago a proveedores de Cursos Internos dictados por Fundación de Capacitación SOFOFA, con el objeto de dar cumplimiento, tanto a la normativa vigente, como al Código de Ética y Conducta de Fundación, dando al mismo tiempo fluidez al proceso de pagos.
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Más Información.
En la solicitud de un código, los evaluadores de Sence analizan la concordancia entre la descripción del curso (objetivos generales y específicos, contenidos y su duración, medios y materiales didácticos, salas y equipamiento). Dicho organismo se reserva el derecho de solicitar información detallada y/o la documentación que estime pertinente y necesaria, para validar y aceptar los costos indicados.
De acuerdo a las disposiciones del S.I.I., los gastos deben ser respaldados por un documento tributario (boleta o factura) válido (es decir, timbrado por el S.I.I. o emitido electrónicamente desde el sitio del S.I.I. y autenticado por este último), emitido por una razón social cuyo giro la habilite para emitir boletas/facturas relativas a los bienes y servicios que se están cobrando.
Para que Fundación SOFOFA pueda procesar el pago al proveedor, el gasto debe estar vinculado con la ejecución de la actividad de capacitación a la que éste se esté imputando, así como que el documento tributario de respaldo (boleta/factura) estar emitido a la orden de Fundación de Capacitación SOFOFA, venir acompañado de una autorización de pago firmada por el Personero Habilitado de la empresa y sin timbre de recepción de ésta.
Es responsabilidad de Fundación SOFOFA verificar directamente con cada proveedor los datos de cada documento tributario, y solicitar cualquier respaldo o documento adicional, para contar con todos los antecedentes que permitan verificar que correspondan a un gasto necesario para producir renta según el giro tributario de la Fundación, dando cumplimiento, tanto a las disposiciones del S.I.I., como del SENCE.
Un holding es una figura en la que una sociedad controla las actividades de otras mediante la adquisición de todas o de una parte significativa de sus acciones o propiedad. El término se usa igualmente para designar al conglomerado así formado. Al procesar gastos asociados a actividades de capacitación financiadas con cargo a la Franquicia Tributaria, en las que una empresa de un holding es proveedora de otra del mismo, y dado que el pago se hace con fondos fiscales, existe el riesgo de que este movimiento de documentos, a través de Fundación sea visto como desvío de parte de estos fondos fiscales. Por lo anterior, no se pueden procesar documentos de gasto en los que se cumpla lo antes señalado.
Dado lo señalado en el Marco normativo y regulatorio, es que Fundación, con el objeto de proteger los intereses y reputación, tanto de la empresa que solicita la ejecución del curso, así como los del Otic, y los del propio Otec, debe velar por el cumplimiento estricto de la normativa vigente.
Es en virtud de lo anterior, que a continuación se detalla los gastos que pueden ser sujetos de pago a través de la Franquicia Tributaria Sence:
Nombre de Curso(nombre Sence)
Código Sence
Fecha de ejecución.
Nombre del relator (Solo en caso de facturas)
De acuerdo a las disposiciones del S.I.I., los gastos deben ser respaldados por un documento tributario (boleta o factura) válido (es decir, timbrado por el S.I.I. o emitido electrónicamente desde el sitio del S.I.I. y autenticado por este último), emitido por una razón social cuyo giro la habilite para emitir boletas/facturas relativas a los bienes y servicios que se están cobrando.
Para que Fundación SOFOFA pueda procesar el pago al proveedor, el gasto debe estar vinculado con la ejecución de la actividad de capacitación a la que éste se esté imputando, así como que el documento tributario de respaldo (boleta/factura) estar emitido a la orden de Fundación de Capacitación SOFOFA, venir acompañado de una autorización de pago firmada por el Personero Habilitado de la empresa y sin timbre de recepción de ésta.
Es responsabilidad de Fundación SOFOFA verificar directamente con cada proveedor los datos de cada documento tributario, y solicitar cualquier respaldo o documento adicional, para contar con todos los antecedentes que permitan verificar que correspondan a un gasto necesario para producir renta según el giro tributario de la Fundación, dando cumplimiento, tanto a las disposiciones del S.I.I., como del SENCE.
Un holding es una figura en la que una sociedad controla las actividades de otras mediante la adquisición de todas o de una parte significativa de sus acciones o propiedad. El término se usa igualmente para designar al conglomerado así formado. Al procesar gastos asociados a actividades de capacitación financiadas con cargo a la Franquicia Tributaria, en las que una empresa de un holding es proveedora de otra del mismo, y dado que el pago se hace con fondos fiscales, existe el riesgo de que este movimiento de documentos, a través de Fundación sea visto como desvío de parte de estos fondos fiscales. Por lo anterior, no se pueden procesar documentos de gasto en los que se cumpla lo antes señalado.
Dado lo señalado en el Marco normativo y regulatorio, es que Fundación, con el objeto de proteger los intereses y reputación, tanto de la empresa que solicita la ejecución del curso, así como los del Otic, y los del propio Otec, debe velar por el cumplimiento estricto de la normativa vigente.
Es en virtud de lo anterior, que a continuación se detalla los gastos que pueden ser sujetos de pago a través de la Franquicia Tributaria Sence:
- Honorarios relator (En ningún caso la relatoría puede ser efectuada y facturada a Fundación por un OTEC). El relator debe emitir su boleta de honorarios y en caso de que el relator envíe una factura, ésta deberá ser exenta. Si la actividad fue desarrollada por una empresa consultora, en la factura deberá señalarse el nombre del relator que efectuó la capacitación.Con respecto a las boletas y facturas Exentas por concepto de relatoría, deberán registrar los siguientes datos:
Nombre de Curso(nombre Sence)
Código Sence
Fecha de ejecución.
Nombre del relator (Solo en caso de facturas)
- Estadía de relator Debe indicarse días de alojamiento, individualizándose el nombre del Relator en la factura de Hotel.
- Transporte de relator Se refiere al transporte aéreo o terrestre del relator, debe considerar el lugar de ejecución de la actividad. La factura deberá indicar fecha de transporte e individualizar el pasajero y destino.
- Alimentación de relator (Se debe adjuntar detalle). No puede considerarse los consumos de: teléfono, frigobar, bebidas alcohólicas, Internet, lavandería ni propinas. Lo anterior, debido a que dichos gastos no pueden ser absorbidos por el subsidio estatal.
- Coffe Break (Se debe indicar cantidades y valores unitarios, e identificar la(s) actividad(es) en las que se consumió el coffee break). Estas cantidades deben estar relacionadas con la cantidad de participantes y duración de la actividad. Los Almuerzos de participantes no corresponden a costos franquiciables de la actividad de capacitación, así como tampoco propinas ni bebidas alcohólicas.
- Utilización de espacios físicos e infraestructura: Se refiere al arriendo de salas, laboratorios o talleres necesarios para el desarrollo de la actividad, y solamente por el período de tiempo correspondiente a su ejecución. Estos documentos deben señalar, claramente, días de arriendo y valores diarios. Las empresas relacionadas (holding) no pueden emitir facturas entre ellas por este concepto.
- Arriendo de equipos: (con descripción del equipo, cantidades, período de arriendo, identificación de la actividad de capacitación y valores unitarios) “computadores, notebook, proyector, pizarra, telón, equipos audiovisuales, etc. (Factura deberá consignar que corresponde a un Arriendo).
- Medios y materiales didácticos: Se refiere a los gastos en que se incurra por la preparación y/o impresión de los medios (por ejemplo: videos interactivos, diapositivas, simuladores, paneles, softwares, discos compactos, libros, sitios web, etc.) y materiales didácticos que se utilicen en la realización de la actividad de capacitación (textos escritos con título y autor, CD u otros medios magnéticos, material preparado por el propio organismo o extractado de material preexistente, anillado o empastado, licencias de materiales que así lo requieran, etc; que estén descritos en el código. En el caso de material audiovisual, indicar título y/o tema, si es original o reproducción, procedencia del contenido; todo lo anterior de acuerdo al detalle de materiales didácticos descritos en el código).
- Insumos de librería: Son los insumos destinados para el consumo de la actividad, Ej.: lápices, cuadernos, carpetas, gomas de borrar, manuales /textos de trabajo. En ningún caso puede incluirse la compra de activos fijos.
- Servicios de fotocopiado, impresos y anillado: Se refiere a los servicios de reproducción de material instruccional; indicándose la identificación de la actividad de capacitación, descripción del material, cantidades y valores unitarios. Las facturas deben corresponder a la actividad a ejecutar.
Consideraciones relevantes.
Los gastos que pueden enviar por cursos internos se podrán cancelar, siempre y cuando, éstos estén en el descriptor de código.
Todo documento emitido por un proveedor, debe venir acompañado de la Autorización de Pago, debidamente firmada y timbrada por el Personero Habilitado del cliente. Todos los documentos deben ser originales.
Para poder generar los pagos a proveedores asociados a una actividad, ésta debe haber finalizado y debe encontrarse validada y facturada, y poseer saldo suficientes.
Si se trata de pagos anticipados (pagos a proveedores que deban efectuarse antes de la finalización de la actividad de capacitación), el cliente debe enviar, tanto al Otec como al Otic, las cartas de Solicitud de Anticipo, y éstas deben ser aprobadas por ellos.
Si una factura o boleta de honorarios enviada por algún proveedor no cuenta con suficiente detalle del gasto que se está imputando, Fundación debe solicitar a éste dicho detalle, con el objeto de dejar documentado el apego a la norma del documento original.
En caso que el Costo Empresa de una actividad sea igual o mayor al 50 % de su presupuesto, para que Fundación pueda pagar a los proveedores asociados a ésta, el cliente debe pagar dicho Costo Empresa.
Los pagos a relatores sólo pueden cargarse a actividades de capacitación a las que estén asociados ante SENCE, no estando permitido cargarse a cursos distintos a los señalados. De generarse saldos insuficientes, éstos deben ser asumidos por el cliente. Lo mismo ocurre con elementos de apoyo a cada actividad, como por ejemplo: manuales, cuadernos, lápices, diplomas, respaldos en soportes digitales, videos, o preparación de presentaciones digitales, todos los cuales deben aparecer detallados en el descriptor de cada actividad.
Todo documento emitido por un proveedor, debe venir acompañado de la Autorización de Pago, debidamente firmada y timbrada por el Personero Habilitado del cliente. Todos los documentos deben ser originales.
Para poder generar los pagos a proveedores asociados a una actividad, ésta debe haber finalizado y debe encontrarse validada y facturada, y poseer saldo suficientes.
Si se trata de pagos anticipados (pagos a proveedores que deban efectuarse antes de la finalización de la actividad de capacitación), el cliente debe enviar, tanto al Otec como al Otic, las cartas de Solicitud de Anticipo, y éstas deben ser aprobadas por ellos.
Si una factura o boleta de honorarios enviada por algún proveedor no cuenta con suficiente detalle del gasto que se está imputando, Fundación debe solicitar a éste dicho detalle, con el objeto de dejar documentado el apego a la norma del documento original.
En caso que el Costo Empresa de una actividad sea igual o mayor al 50 % de su presupuesto, para que Fundación pueda pagar a los proveedores asociados a ésta, el cliente debe pagar dicho Costo Empresa.
Los pagos a relatores sólo pueden cargarse a actividades de capacitación a las que estén asociados ante SENCE, no estando permitido cargarse a cursos distintos a los señalados. De generarse saldos insuficientes, éstos deben ser asumidos por el cliente. Lo mismo ocurre con elementos de apoyo a cada actividad, como por ejemplo: manuales, cuadernos, lápices, diplomas, respaldos en soportes digitales, videos, o preparación de presentaciones digitales, todos los cuales deben aparecer detallados en el descriptor de cada actividad.